У сучасних компаній можливість найняти бухгалтера для ведення бухгалтерського обліку самостійно або передати це на аутсорсинг сторонній організації. Посередницькі рішення, що дозволяють поєднувати обидва варіанти, щоб оптимізувати процеси та скоротити витрати.
Тим, хто розглядає можливість передачі бухгалтерських послуг на аутсорсинг, рекомендуємо дізнатися більше про види, особливості та недоліки цієї послуги.
Види аутсорсингових бухгалтерських послуг
Повний аутсорсинг
Вибираючи аутсорсинг бухгалтерського обліку «під ключ», компанії передають усі бухгалтерські функції та процеси, такі як організація та ведення обліку, складання податкової звітності та підготовка фінансових звітів. Співробітники компанії просто передають аутсорсеру основні документи, такі як договори, рахунки та квитанції про оплату.
Коли потрібен:
- відсутність ресурсів для організації бухгалтерського відділу
- бізнес невеликий і наймати бухгалтера на повний робочий день невигідно
- терміново потрібно почати ведення бухгалтерії
- у керівників мало досвіду, і вони бояться відповідальності
Вибірковий аутсорсинг
Навіть якщо ви маєте власний бухгалтерський відділ, вам все одно може знадобитися передати бухгалтерію на аутсорсинг. Тільки деякі функції можуть бути передані постачальникам послуг, наприклад, обробка платежів, складання податкової звітності та підготовка фінансових звітів. Це може бути корисним при швидкому масштабуванні або у разі нестачі досвіду у певній галузі бухгалтерського обліку.
Коли потрібен:
- бухгалтерія перевантажена та не справляється з обсягом роботи
- нестача ресурсів для виконання повсякденних завдань
- спеціальні задачі, які вимагають більших знань на постійній основі
Експертне консультування
Іноді для запобігання бухгалтерським помилкам достатньо порадитися з хорошим бухгалтером. Консультації можуть змінюватись від разових порад зі складних питань до регулярної підтримки штатних бухгалтерів-початківців, наприклад у рамках структури щомісячної плати.
Коли потрібне:
- при разових нетипових завданнях
- було внесено зміни до законів
- мала кількість досвіду у штатних бухгалтерів
Віддалене керування
Фахівець з аутсорсингу може не лише відповідати на конкретні питання в рамках консультування, а й бути керівником внутрішнього бухгалтерського відділу, організовувати облік та здійснювати контроль якості. У цьому випадку аутсорсер управляє бухгалтерією та відповідає за результати, а співробітники виконують стандартні завдання.
Коли потрібне:
- у фірми мало досвіду роботи у сфері бухгалтерського обліку
- керівник бухгалтерії зненацька звільнився
- нестача кваліфікованого персоналу на ринку праці
Незалежний аудит
Регулярний аудит бухгалтерської документації рекомендовано всім компаніям. Експерти не тільки вказують на проблеми в обліку та звітності, але й пропонують способи оптимізувати процеси всередині компанії, використовуючи менше ресурсів та захищаючись від випадкових помилок.
Коли потрібен:
- при появі помилок у бухгалтерській та податковій звітності
- керівники хочуть перевірити якість роботи у бухгалтерському відділі
- підозра штатного бухгалтера у махінаціях
- перед майбутньою податковою перевіркою
- необхідно виявити слабкі місця та покращити ведення обліку
Переваги аутсорсингових бухгалтерських послуг
Готова команда експертів. В аутсорсингових компаніях працює велика кількість досвідчених співробітників, кожен з яких спеціалізується у певній галузі, наприклад, у веденні бухгалтерського обліку, розрахунку податків або підготовці звітності відповідно до міжнародних стандартів. За кожним завданням закріплений фахівець із відповідним досвідом.
Ефективний розподіл ресурсів. Аутсорсерам слід платити лише за фактично виконану роботу. Це розумніше, ніж наймати постійних співробітників. Навіть якщо вартість аутсорсингу бухгалтерського обліку вища, ніж зарплата бухгалтера, це зазвичай компенсується за рахунок накладних витрат, таких як організація робочого місця, пошук та навчання персоналу тощо.
Гнучкість під час зміни обсягу робіт. Не потрібно звільняти чи наймати працівників через зміни обсягу робіт. Ви можете легко адаптувати свої послуги відповідно до ваших потреб, змінивши тарифний план.
Захист від ризиків. Аутсорсери страхують професійну відповідальність. У малоймовірному випадку, якщо вони припустяться помилки і завдадуть шкоди клієнту, вони відшкодовують його збитки.
Гнучкість у прийнятті рішень. Якщо якість аутсорсера вас не влаштовує, то ви можете розірвати з ним контракт і знайти іншого постачальника послуг. Це набагато простіше, ніж звільнити свого працівника.
Допомога з автоматизацією. Аутсорсери організують онлайн-бухгалтерію, допомагають впроваджувати новітні технології та пропонують послуги з автоматизації процесу.
Негативні аспекти бухгалтерського аутсорсингу
Навіть уклавши договір на ведення бухгалтерського обліку, компанії не можуть уникнути податкової, адміністративної, цивільної та кримінальної відповідальності. Це означає, що неправильний вибір аутсорсингової компанії може призвести до серйозних проблем, таких як штрафи, судові позови та порушення конфіденційності.
Також варто пам’ятати, що при роботі з аутсорсинговою компанією вам, можливо, доведеться платити більше за послуги не включені в договір. На відміну від постійних співробітників, аутсорсери чітко визначають обов’язки, тому будь-які додаткові запити спричинять додаткові витрати.
Відсутність прямого доступу до аутсорсера та баз даних може обмежувати гнучкість управління та уповільнювати час реагування. Це створює проблеми для компаній, які звикли до неформальних методів керування.